○雲南広域連合の保有する個人情報等の管理等に関する規程
令和2年11月18日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 この訓令は、雲南広域連合における行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第5項に規定する個人番号及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条第1項に規定する個人情報(以下「個人情報」という。)の適正な管理及び取扱いのために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において使用する用語は、番号法及び個人情報保護法において使用する用語の例による。
(総括保護管理者)
第3条 雲南広域連合に、総括保護管理者1人を置き、事務局長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、雲南広域連合における保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第4条 課等(雲南広域連合事務組織規則(平成11年雲南広域連合規則第3号)第2条及び雲南消防本部の組織に関する規則(平成23年雲南広域連合規則第19号)第2条に規定する課及び出納室をいう。以下同じ。)に保護管理者を置き、各課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、当該課等における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する。
3 保護管理者は、情報システムで保有個人情報等を取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して、前項の事務を行う。
4 保護管理者は、次に掲げる事項を指定する。
(1) 個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「特定個人情報等取扱者」という。)並びにその役割
(2) 特定個人情報等取扱者が取り扱う特定個人情報等の範囲
(保護担当者)
第5条 課等に、保護担当者1人(業務上必要と認められる場合にあっては、複数人)を置き、当該課等の保護管理者が指名する職員をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該課等における保有個人情報等の管理に関する事務を行う。
(保有個人情報等の適切な管理のための体制)
第6条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定又は連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を開催することができる。
2 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 特定個人情報等取扱者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(研修)
第7条 総括保護管理者は、職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を実施する。
2 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
3 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を実施する。
4 保護管理者は、課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
(職員の責務)
第8条 職員は、番号法並びに個人情報保護法及び雲南広域連合個人情報保護法施行条例(令和5年雲南広域連合条例第4号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)の趣旨にのっとり、関連する法令、規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第9条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセス(紙等に記録されている保有個人情報等に接する行為を含む。以下同じ。)をする権限(以下この条において「アクセス権限」という。)を有する職員及びその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
(複製等の制限)
第10条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 職員は、保有個人情報等の訂正を行う場合には、保護管理者の指示に従わなければならない。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所への施錠等の保有個人情報等の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
2 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を庁舎内で移動させる場合には、紛失、盗難等に留意するものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及び必要に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(個人番号の利用の制限等)
第15条 特定個人情報等取扱者は、番号法並びに個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用するものとする。
2 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(次項において「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法並びに個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
3 特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法並びに個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
4 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、個人番号を含む個人情報を収集し、又は保管してはならない。
5 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(保有個人情報等の提供)
第16条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定により実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定により実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合は、提供先に安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、番号法又は個人情報保護法若しくは個人情報保護法施行条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第17条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報(特定個人情報等を含む。以下この条において同じ。)の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないように雲南広域連合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、次に掲げる事項をあらかじめ確認しなければならない。
(1) 委託先の設備
(2) 委託先の技術水準
(3) 委託先の従業者に対する監督及び教育の状況
(4) 委託先の経営環境
(5) その他広域連合長が必要と認める事項
2 前項に規定する場合において、保護管理者は、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等について、書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 契約違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(1) 事務所等内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止に関する事項
(2) 特定個人情報等を取り扱う従事者の明確化及び従事者の監督・教育に関する事項
(3) 契約内容の遵守状況の報告に関する事項
(4) 必要に応じて実施可能とする委託先に対する実地の調査に関する事項
4 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認を行うものとする。
6 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
2 前項の場合において、保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、保護管理者又は職員は、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を広域連合長に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(公表等)
第19条 保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表並びに当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
(点検)
第20条 保護管理者は、課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第21条 この訓令について、点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(他の訓令との関係)
第22条 他の訓令の規定により、情報システムの管理に関する事項について、この訓令と別段の定めが設けられている場合にあっては、当該他の訓令の定めるところによる。
(その他)
第23条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和5年訓令第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。