○雲南広域連合文書取扱規程
平成23年3月31日
訓令第17号
雲南広域連合文書取扱規程(平成11年雲南広域連合訓令第3号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 雲南広域連合(以下「広域連合」という。)における文書事務の取扱いについては、この訓令に定めるところによる。
(取扱い及び作成上の原則)
第2条 文書は、すべて適正かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにするとともに、検索しやすいように整理をし、事務能率の向上を図るように努めなければならない。
2 文書の書式は、雲南広域連合公示令達規則(平成23年雲南広域連合規則第7号)及び雲南広域連合公用文に関する規程(平成11年雲南広域連合訓令第2号)に基づき平易かつ正確な表現となるように努めなければならない。
(用語の定義)
第3条 この訓令における用語の意義は、次の各号に定めるところによる。
(1) 文書 職員が公務上その権限に属する事務を処理するため作成し、又は当該事務に関し受け取る書類(添付資料等を含む。)をいう。
(2) 完結文書 次に掲げる文書をいう。
ア 収受した文書のうち供覧を終了したもの(供覧を終了したが関連する事務処理等が終了していないものを除く。)
イ 決裁を終了し、施行済みとなった文書(施行したが関連する事務処理等が終了していないものを除く。)
(3) 未完結文書 完結文書以外の文書をいう。
(4) 庁内文書 広域連合の内部組織がその所掌事務について広域連合の他の内部組織に対して発し、又は広域連合の他の内部組織から収受する文書をいう。
(5) 庁外文書 広域連合の内部組織がその所掌事務について広域連合の外部に対して発し、又は外部から収受する文書をいう。
(6) 所属課長等 職員の職の設置等に関する規則(平成11年雲南広域連合規則第8号)第2条第3項に規定する課長、雲南消防本部の組織に関する規則(平成23年雲南広域連合規則第19号)第8条に規定する課長及び消防署の組織に関する規程(平成23年雲南広域連合消防本部訓令第5号)第5条に規定する消防署長をいう。
(文書事務の管理者)
第4条 総務課長は、文書事務の全般を統括する。ただし、消防機関の文書事務は、消防総務課長が統括する。
2 所属課長等は、それぞれ当該各課等における文書事務を管理する。
(文書主任の設置)
第5条 各課等にそれぞれ文書主任1人を置き、当該各課等に庶務係長が在籍する場合は庶務係長を、又は最も上席の係長の職にある者をもってこれに充てる。ただし、総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)がやむを得ないと認めるときは、所属職員(原則として係長級以上とする。)のうちから所属課長等が指定することができる。
2 所属課長等は、前項ただし書の規定に基づき文書主任を指定したときは、その職氏名を総務課長(消防機関にあっては消防総務課長)に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
(文書主任の職務)
第6条 文書主任は、当該各課等(前条第2項の規定により設置された文書主任にあっては、当該組織)における文書の審査を行う。
2 文書主任は、次に掲げる事項について関係職員を指導する。
(1) 文書の収受及び交付に関すること。
(2) 文書の閲覧及び供覧並びに起案に関すること。
(3) 文書の浄書及び発送に関すること。
(4) 文書の整理、編集、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 文書処理の促進及び改善に関すること。
(6) 文書の分類の補正に関すること。
(7) その他文書事務の処理に関すること。
3 課長等は、当該各課等の文書主任に事故があったとき、又は文書主任が欠けたときは、その職務を行う者を所属職員のうちから指定することができるものとする。この場合において、所属課長等は、その旨を総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)に報告しなければならない。
(文書主任との連絡調整)
第7条 総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)は、必要があると認めるときは、文書主任を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。
(収受発送簿等)
第8条 収受した文書及び施行する文書は、収受発送簿(様式第1号)に所要事項を記録しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、これを省略することができる。
(1) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書
(2) 表彰状、感謝状、賞状、修了証書その他これらに類する文書
(3) 辞令、委嘱書、職員証その他これらに類する文書
(4) 契約書、協定書その他これらに類する文書
(5) 定例又は軽易と認められる文書
(6) 庁内文書のうち即時廃棄ができる旨を明示した文書(以下「即廃文書」という。)
(7) その他総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)において収受発送簿に記録する必要がないと認める文書
2 許可、認可、承認、確認、証明等に係る文書については、前項の規定にかかわらず、総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)の承認を得て収受発送簿に代わるべき帳簿等を設け、その処理経過を記録することができる。
(文書記号及び文書番号)
第9条 収受した文書及び施行する文書には、次に定めるところにより文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、前条第1項各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 収受した文書 文書番号
(2) 施行する文書 文書記号及び文書番号
2 文書記号は、別表のとおりとする。
3 文書番号は、収受発送簿又はこれに代わるべき帳簿等(以下「収受発送簿等」という。)による。
4 文書番号は、別に定めるもののほか、毎年4月1日から翌年3月31日までの一連番号による。ただし、同一事案に係る文書は、当該事案の完結するまで同一番号を用いることができる。
(到達文書の処理)
第10条 所属課長等は、広域連合に到達した文書及び小包等(以下「文書等」という。)を次に定めるところによりそれぞれ処理しなければならない。
(1) 文書等は、親展又は書留の表示があるものを除き、すべて開封し、文書右上欄の余白に受付印(様式第2号)を押印する。
(2) 親展、書留、簡易書留扱いの表示がある文書(以下「特殊文書」という。)は、開封しないまま封筒の見やすい箇所に受付印を押印し、総務課(消防機関にあっては、消防総務課)に送達する。
(4) 2以上の各課等に関係のある文書等は、最も関係の深いと認められる各課等に配付する。
(郵便料金の未納又は不足の文書等の取扱い)
第11条 総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)は、郵便料金の未納又は不足の文書等が送達されたときは、私用に関すると認められるものを除き、その料金を支払って領収証書とともに当該文書等を受け取ることができる。
(収受した文書等の処理)
第12条 所属課長等は、収受した文書等を次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 収受した文書等のうち、収受の日時が権利の得失又は変更に関係のあるものは当該文書等の余白又は他の適当な箇所に到達日時を記録し、封筒又は荷札のあるものはこれを添付すること。
(2) 収受した文書は、第8条に定めるところにより収受発送簿等に所要事項を記録すること。
(3) 私用に関すると認められる文書等は、そのまま名あて人に交付すること。
2 文書の供覧は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 供覧すべき文書の右上欄の余白に受付印を押印し、受付年月日及び文書番号を記し、当該文書の上部余白の決裁欄(様式第4号。以下同じ。)に決裁合議用のゴム印を押印の上供覧すること。ただし、帳票により処理できるものについては、この限りでない。
(2) 課長等は、当該各課等において処理すべきでないと認める文書については、総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)に返付すること。この場合において、収受発送簿等に記録しているときは、これを抹消すること。
(3) 所属課長等は、文書の供覧の範囲を変更する必要があると認めるときは、その補正を命じること。
(4) 供覧を受けた者は、供覧の過程において、その処理について指示事項又は意見等があるときは、その旨を当該文書の余白に記載すること。
(5) 機密の取扱いを要する文書は、他見に触れないように注意すること。
(6) 紛失のおそれのある文書には、台紙を付けること。
(起案)
第13条 文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
ア 定例又は軽易なもので、処理案を当該文書の余白に記載し、又は付せん紙に記載して行うとき。
イ 所定の帳票に処理案を記載して行うとき。
(2) 標題は、内容が類推できるよう具体的な名称等を盛り込むとともに、簡潔明りょうなものとし、必要があれば内容の性格等を括弧書きで記入すること。ただし、原則として氏名等特定の個人が識別され得る事項は記載しないこと。
(3) 文書は、箇条書にする等記入方法を工夫するとともに、必要に応じて関係規定及び参考となる資料等を付記し、又は添付すること。
(4) 庁外文書の発信者名は、広域連合長(広域連合)名、消防長(消防本部)名、事務局長名又は消防署長(消防署)名とすること。ただし、文書の内容又はあて先の区分により、会計管理者、所属課長等その他職務権限を有する者の職氏名をもって発信者名とすることができる。
(5) 庁内文書のあて先及び発信者名は、特命のあるもののほか、当該案件の決裁権者(専決を含む。)の職名によること。
(6) 急施を要する文書、機密の取扱いを要する文書その他当該文書の施行について特別な取扱いを要するものは、起案用紙の備考欄に急施、機密、議案、例規、公示等その文書の性質又は目的に相応する表示を朱書きすること。
(7) 文書等を郵送する際に書留、簡易書留等特殊な取扱いを要するものについては、必要に応じ、その発送方法を起案用紙の備考欄に表示すること。
(8) 決裁合議用のゴム印による起案は、課長等専決以下の事案に係るものであって、かつ、定例又は軽易な内容のものに限って行うこと。
(9) 起案文書を訂正したときは、当該箇所に二重線を引くこと。ただし、文意の変化を生ずる場合又は金額、氏名等の重要な事項の訂正が必要な場合は、再度決裁を受けなければならない。
(10) 機密の取扱いを要する文書は、他見に触れないように注意すること。
(11) 紛失のおそれのある文書には、台紙を付けること。
(文書審査)
第14条 供覧文書及び起案文書は、すべて文書主任の文書審査を受けた後でなければ、以後の供覧又は決裁の手続を行ってはならない。ただし、定例的かつ軽易な事務に関する文書を供覧し、又は起案する場合及び定例的な事務であらかじめ総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)の承認を得た帳票によって供覧し、又は起案する場合は、この限りでない。
2 文書主任の文書審査は、収受又は起案の年月日、文書分類記号、区分、保存期間等の文書の管理に関する項目、決裁区分及び合議又は供覧の範囲のほか、主としてその形式について行うものとする。
3 文書主任は、審査の結果、不適当と認めるものについては、起案者又は主管係長に補正させなければならない。
(決裁の手続)
第15条 起案文書は、次に定める手続により決裁を得なければならない。
(1) 文書主任の審査を受け、順次上司の決定を経て、広域連合長、消防長、事務局長、所属課長等又は専決権者の決裁を受けること。ただし、前条第1項ただし書に規定する場合は、文書主任の審査を受けることを要しない。
2 起案者は、決裁が終わったときは、起案文書に決裁年月日を記入しなければならない。
(合議の手続)
第16条 広域連合における合議は、次に定める手続により処理しなければならない。
(1) 関係課等への合議は、主管の課長等の決裁又は決定を経た後とする。
(2) 合議を受けた者は、その事案について、異議がないときは合議欄に認印し、異議があるときは起案課と協議しなければならない。この場合において、双方の意見が一致しないときは、起案課は、その意見を具して上司の決定又は決裁を受けなければならない。
(3) 起案課は、合議した起案文書を決裁前に廃案にしたとき、又はその事実の内容に重要な変更が生じたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(事務決裁規程等による手続)
第16条の2 起案文書の決裁及び合議については、雲南広域連合事務決裁規程(平成27年雲南広域連合訓令第2号)その他別に定めるところによる。
(重要、機密及び緊急文書の持回り)
第17条 重要文書、機密の取扱いを要する文書、緊急を要する文書又は説明を要する文書の決裁、合議又は供覧については、当該課長等又は担当者(重要文書又は機密の取扱いを要する文書については、係長級以上)が自ら持ち回って決裁若しくは合議を受け、又は供覧しなければならない。
(原議書の送付)
第18条 条例、規則、訓令、庁達及び告示、公告等の原議書は、施行のための浄書の後、総務課に送付しなければならない。ただし、消防長名で行う訓令、庁達、公告等については、消防総務課に送付するものとする。
(公示)
第19条 条例、規則等公示を要する文書は、雲南広域連合公告式条例(平成11年雲南広域連合条例第2号)及び雲南広域連合公示令達規則の定めるところにより処理しなければならない。
(浄書)
第20条 施行する文書は、当該各課等において浄書するものとする。
2 浄書は、決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)に基づいて行わなければならない。
3 浄書した文書は、必ず決裁文書と照合しなければならない。
4 重要文書その他特に必要のある場合は、浄書の確実を証するため、控えとしてその写しを決裁文書に添えておくものとする。
(公印の押印)
第21条 施行する文書のうち、重要な文書その他特に必要のある文書には公印を押印する。この場合において、紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙の継ぎ目に公印で割印する。
2 庁外文書について公印の押印を省略したときは、発信者名の下に「(公印省略)」と明記するものとする。
3 庁内文書については、特に必要がある場合を除き公印を押印しないものとする。
4 施行する文書のうち、特に必要のある文書には、当該文書の中央上部に決裁文書と契印するものとする。ただし、施行する文書が多数で決裁文書に契印を押印する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を用いて契印を押印することができる。
5 文書を訂正したときは、原則として文書が横書きのときはその左側の余白に、縦書きのときはその上部又は末尾の余白に、訂正箇所及び「○字削除」、「○字挿入」等の訂正内容を記入し、その文字の上にその文書に使用した公印を押印する。この場合において、句読点、小数点、コンマ等の符号は、それぞれ1字として数えるものとする。
6 公印の使用については、雲南広域連合議会公印に関する規程(平成23年雲南広域連合議会告示第2号)及び雲南広域連合の公印に関する規程(平成11年雲南広域連合訓令第5号)の定めるところによる。
(未完結文書の整理等)
第22条 未完結文書は、それぞれ担当者が区分整理し、係ごとにその内容を表示した書棚等に納める等の方法により適正に管理し、担当者以外の者でも当該文書の所在及び処理状況を知ることができるようにしておかなければならない。
2 所属課長等は、文書主任をして常に当該課等における文書の処理状況を明らかにし、未処理のものについては、処理の促進に努めさせなければならない。
3 担当者は、文書が施行済みとなったときは、起案文書に施行年月日を記入しなければならない。
(完結文書の編集)
第23条 完結文書は、次により編集し、及び製本しなければならない。
(1) 暦年(会計及び予算に関するものは会計年度)ごとに編集すること。
(2) 事件が2年以上にわたるものは、完結した年又は年度に属する文書として編集すること。
(3) 分類別に区分し、完結月日の順に整理して番号を付けること。この場合、同一標題の文書については完結文書が最上位になるようにすること。
(4) 同一事件であって数種類の分類に関連した文書は、その関係の最も深い分類に編集すること。
(5) 事件が数項目に関係あるものは、最も関係が深い項目に編集し、他の関係類目には、その旨を記載すること。
(6) 図面、計算書の類で同一簿冊として編集することが困難なものは、適宜袋に入れ、又は結束して別に編集し、関係文書にその旨を記載すること。
(9) 紙数又は編集の都合により、2年以上にわたる文書を1冊とすることができる。この場合には、区分紙を入れて年度別を明らかにすること。
(10) 第1種、第2種及び第3種の文書には、文書索引目次(様式第9号)を付けること。
(所属課長等による整理等)
第24条 重要文書及び機密の取扱いを要する文書は、前2条の規定にかかわらず、所属課長等自らが整理し、保管することができる。
(文書の分類及び保存期間等)
第25条 文書は、その重要度に応じて保存分類を次の5種とする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 文書の保存期間は、処理完結の翌年度から起算する。
3 第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。ただし、関係文書中、永久保存の必要がないと認められるものについては、第2種以下の保存期間とすることができる。
(1) 国の機関及び県の諸令達で、重要な文書
(2) 国の機関及び県の通達並びに往復文書で、将来の例証となる文書
(3) 職員の進退及び懲戒に関する文書並びに履歴書
(4) 褒賞に関する文書
(5) 歳入歳出予算及び決算書
(6) 議会に関する重要な文書
(7) 広域連合調製の重要な諸統計
(8) 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
(9) 許可、認可、契約等で重要な文書
(10) 審査請求の裁決等で重要な文書
(11) その他永年保存の必要があると認められる文書
4 第2種に属するものは、第1種に掲げるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。
(1) 国の機関及び県の諸令達で、比較的重要な文書
(2) 報告、届出、調査等で特に重要な文書
(3) 審査請求の裁決等で永年保存に属しない文書
(4) 許可、認可、契約等で比較的重要な文書
(5) その他10年保存の必要があると認められる文書
5 第3種に属するものは、第1種及び第2種に掲げるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。
(1) 官公署との往復文書
(2) 報告、届出、調査等に関する文書
(3) 会計上の文書及び帳簿で決算を終わったもの
(4) その他5年保存の必要があると認める文書
6 第4種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 往復文書、願、届等及び証明に関する文書
(2) 復命に関する文書
(3) 文書の収受、発送及び処理に関する文書
(4) 消耗品及び材料に関する文書
(5) その他3年保存の必要があると認める文書
7 第5種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易な文書
(2) 消耗品等の受渡しに関する文書
(3) 職員の旅行命令に関する文書
(4) その他第1種から第4種までに属さない文書
(1) 保存期間が5年以上の文書 最初の1年
(2) 前号に掲げる以外の文書 保存期間の全部
(保存文書の閲覧又は借覧)
第27条 課長等は、総務課又は他の課等において保存し、又は保管する文書を執務上借覧し、又は閲覧する必要があるときは、総務課長又は当該課長等の許可を得なければならない。
2 保存文書及び保管文書の借覧期間は、7日以内とする。
3 閲覧し、又は借覧した保存文書及び保管文書は、抜き取り、取り替え、若しくは添削し、又は他に転貸してはならない。ただし、総務課長又は当該課長等の許可を得た場合は、この限りでない。
4 総務課長又は当該課長等は、必要があると認めるときは、保存文書又は保管文書の借覧若しくは閲覧を拒否し、又は既に借覧若しくは閲覧中の文書の返還を求めることができる。
(保存文書の廃棄)
第28条 課長等は、当該課等で保存している文書のうち、保存期間の満了したものを、少なくとも毎年1回廃棄しなければならない。
2 課長等は、前項の規定により保存文書を廃棄したときは、保存文書目録に廃棄年月日等を記入し、当該保存文書目録の写しを総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)に送付しなければならない。
3 文書の廃棄は、焼却、裁断等適正な方法をもって行い、他見、露見等が生じないよう確実に処分しなければならない。
4 課長等は、文書の保存期間を延長しようとするときは、総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)の承認を得なければならない。
5 課長等は、必要があると認めるときは、総務課長(消防機関にあっては、消防総務課長)の承認を得て、保存期間中の文書についてその保存期間を短縮することができる。
(庁外持出し等の禁止)
第29条 文書は、法令その他に特別の定めがある場合のほか、課長等の許可を得ないで庁外に持ち出し、又は職員以外の者に閲覧させ、写させ、若しくはその写しを交付してはならない。
2 文書は、汚損し、又は紛失しないよう慎重に取り扱い、細心の注意をもって管理しなければならない。
(その他)
第30条 この訓令に定めるもののほか、文書事務の処理について必要な事項は、広域連合長が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、改正前の雲南広域連合文書取扱規程並びに解散前の雲南消防組合、雲南消防本部及び消防署文書取扱規程(平成18年雲南消防本部訓令第29号)及び雲南環境衛生組合処務規則(平成17年雲南環境衛生組合規則第4号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成23年訓令第43号)
この訓令は、平成23年4月15日から施行する。
附則(平成24年訓令第5号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第3号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第6号)
この訓令は、令和2年8月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第4号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第9号)
この訓令は、令和5年7月1日から施行する。
別表(第9条関係)
課等 | 文書記号 |
総務課 | 雲連総 |
介護保険課 | 雲連介 |
環境衛生課 | 雲連環 |
雲南消防本部消防総務課 | 雲連消総 |
雲南消防本部予防課 | 雲連消予 |
雲南消防本部警防課 | 雲連消警 |
雲南消防本部通信指令課 | 雲連消通 |
雲南消防署 | 雲連消署 |
奥出雲消防署 | 雲連消奥署 |
飯南消防署 | 雲連消飯署 |
